Rock en Seine

YellowSalto accompagne Rock en Seine dans la gestion des accréditations de toutes les personnes intervenant sur le festival (salariés, prestataires, partenaires).

Un nouveau mode de fonctionnement

En 2023, l’équipe de Rock en Seine a souhaité renouveler le format et le mode de remise des accréditations. Auparavant, les badges staff étaient remis aux chefs d’équipe et ils étaient contrôlés de manière visuelle. Ce mode de fonctionnement comportait des failles et ne permettait pas de recueillir des statistiques sur les accès et la délivrance des accréditations.

Après plusieurs réunions préparatoires, un nouveau scénario a été défini :

• Contrôle des accréditations par scan NFC
• Nouveau zoning des accès (espace production, scènes, espace VIP, etc.)
• Inscription des accrédités via un nouvel outil (fournit par Weezevent)
• Suppression des badges pour tous les accrédités
• Envoi d’une contremarque avec QRcode (pour accueil plus rapide)
• Remise individuelle d’un bracelet staff NFC avec contrôle d’identité
• Criblage en préfecture des accrédités

Une solution sur mesure

Après avoir recueilli le besoin précis, YellowSalto a pu procéder à une étude de marché pour sélectionner une plateforme d’accréditation adaptée. L’outil sélectionné a ensuite était présenté à l’équipe de Rock en Seine. Des ajustements techniques ont ensuite était réalisés par le prestataire technique (Weezevent) pour mieux répondre aux besoins de Rock en Seine et ses spécificités.

L’outil d’accréditation de Weezevent permet de recueillir les inscriptions via un portail pour chaque chef d’équipe. Des profils d’accès sont définit en amont. Les équipes sont ensuite validées par les différents chefs de service pour confirmation des quantités et des populations.

Après validation, une contremarque électronique (e-billet) est automatiquement envoyée par email à chaque accrédité. Cette contremarque comporte toute les infos pratiques importantes pour la participation au festival. Ce e-billet est ensuite scanné et appairé sur un bracelet NFC qui servira de titre d’accès pendant toute la durée du festival.

Une équipe dédiée

Avec plus de 300 équipes et 5800 personnes a accréditer, le centre d’accréditations de Rock en Seine est ouvert pendant 1 mois avant le festival. Une équipe de 4 personnes est en charge de la gestion des accréditations, des demandes de catering et de parkings.

La semaine précédent le festival, l’équipe est renforcée par 4 agents d’accueil afin de mieux accueillir les grandes populations d’accrédités (barmans, restaurateurs, etc).

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